【設計見習分享】– 行政院唐鳳政務委員辦公室 –公共數位創新空間小組(PDIS小組)RAY4.0

本篇為筆者2020暑期參加行政院唐鳳政務委員辦公室 –公共數位創新空間小組(PDIS小組)的見習計畫心得分享,本專案為青年學生體檢政府網站,對於公部門網站經由設計思考六步殺進行改版。

筆者想分享在設計品、設計物、網頁產出本身外,以實際進入見習場域的“人”為主要的撰寫方向,也就是本人自己的視角來詮釋見習內容,以比較宏觀、總體角度來表達自己的見習心得。因此本文章或許無法套用在所有讀者身上、抑或不同領域背景身上,希望夠過自己提供的視角,使讀者閱讀時反思自己以及該如何繼續前進不同的道路參考。

當然,若讀者們對於本見習計畫,也就是到底網站做出來有什麼東西,經過設計思考、服務設計、使用者經驗視角切入完成作品有興趣的話,我們RAY 4.0 還有很多參與見習的夥伴們都有分享文章,可以在各大社群搜尋PDIS小組 青年學生體檢政府網站計畫 、RAY 4.0 (第四屆),之後見習團隊會將大家的文章整理出來提供給有興趣的朋友們看看!

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RAY4.0 專案介紹,資料來源:https://ray.pdis.nat.gov.tw/#services
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RAY的角色圖,資料來源:PDIS團隊
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團隊設計思考流程

前言:實習窗口與申請管道很重要

從親朋好友告知以及唐鳳政務委員臉書分享得知此見習消息,教育部青年發展署 RICH職場體驗網- 首頁 (限定學生資格)提供公部門見習的機會,因為是政府部門所開創之實習平台不僅能夠提供學生在見習時的基本保障外,也很貼心提供弱勢助學、助學貸款等不同管道的機會保障其名額,也提供我們一個思考自己投稿實習的方向,根據公司型態大小好壞、公私部門挑選,可以先找經過認證以及安全有保障、有無相關保險評估後,再者窗口以及管道進入十分重要,即便公部門行政手續比其他管道繁複些,但也學習進入公家機關或是符合政府需求開設之職缺而走的流程、填寫見習報告、時數計算等都不馬虎,若發生意外或疑慮糾紛,我們也能得到該有的權利來保護自己。

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RICH職場體驗網一覽,資料來源:https://rich.yda.gov.tw/rich/#/
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RICH職場體驗網一覽,提供各種不同需求給學生族群,資料來源:https://rich.yda.gov.tw/rich/#/

正片開始:你沒聽錯,我“從大學到碩二”沒實習經驗

本次參加見習團隊想藉由執行實際專案來驗證自己所學是否扎實,並且希望在過程中提升溝通能力與團隊共同協作能力。

筆者也在這次見習後反思,當時自己大三大四大多數人實習時間或許出於被迫符合學校所規定標準、或者驗證自己能力所在、或受到同儕無形壓力下,而當時筆者連續投出七間設計公司,但後來沒有任何一家錄取資格,因此思考著是不是在自我的技術能力上還不夠成熟,抑或時間還沒到呢?因此自己在大三暑假開啟了23天的流浪環島之旅,藉此從過去競賽過程中脫離、設計圈脫離等,安靜地給自己空擋時間,好安排自己的職涯計畫。

後來考上研所後,在理論與實作比重非常高的狀況下,犧牲所有假日時間與排除大部分社交活動閱讀書籍與上課,以視覺設計當做基底經歷淬煉不斷,添加服務設計、社會學、心理學、社會心理學、組織社會學的能力,累積到筆者自己碩二時間點,因緣際會下能參與行政院唐鳳政務委員辦公室 –公共數位創新空間小組(簡稱PDIS小組)的實習機會。

每個人都有自己的時區,且非停滯不前,而是持續準備自己、補強自己,等待時候到了一切都在自己時區準時,屆時一出手要精準、執行要效率、領域要擴張、社會網絡要強!

因筆者是做視覺設計出身,研所階段才開始接觸於服務設計、使用者經驗、網頁設計,因此專案還沒有累積太多,非常很感謝PDIS小組願意先給予這次機會,以及自己這一組見習團隊熱情包容與互相學習的感覺很好,不斷優化提升自己所不足的,更要幫助其他人輸出自己所能夠幫忙的,能在PDIS小組實習的確很幸運。

團隊、團隊、團隊

不可否認在PDIS見習時所組成的「專案小組」非常重要,作為一個“團隊”在“團體歷程”、“團體決策”、“衝突管理”、“遠距工作”這幾點需非常注重。相信在眾多應徵者作品集應徵都達到水準以上的要求後,筆者自己在面試時所問的問題皆以個人在組織、團體中的扮演什麼角色?如何去分工專案?以及執行專案時遇到挫折的事情,團隊該如何處置?以及衝突管理等“人與人”的問題為主。

的確在未來工作中(或者已經是現在式),我們由個體逐漸變為群體,不僅自己能力需要提升,對於組織、團隊、領導能力也要訓練,即便能力還尚未成火候,但可以經由不斷努力學習累積而成,真正作為作為值得信任、好相處、很會溝通、好人品、給力的人才在團隊中特別重要。

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透過定期實體見面會能夠與各組學習不同心法以及接收回饋是很值得。照片來源:PDIS見習夥伴

筆者過去幾年在台大扮演旁聽生的角色,從碩一開始受到社會系薰陶與啟發,開始學習社會學相關知識與以及後續心理學、社會心理學(社會面向)、組織動力學、組織運作導論等課程。本次見習以注重的團隊合作、團體協作的能力為主要的專案執行,可以發現自己所學的確能夠輸出在實務經驗上。

若團隊要建立,「信任」、「激勵」等強互惠原則絕對扮演缺一不可或缺的角色,互惠的信任關係原則能打破不確定性、責任歸屬不清、團隊關係不佳問題提出一些解方。

強互惠原則

有著強互惠(有條件利他)的心態,在專案開始前透過訊息聯絡組員,並且在開始見面第一天,因其中一位組員剛從英國回來在居家檢疫中,因此團隊直接採用視訊方式對話,一聊直接開啟大家非常密切的遠距對話模式,也在後續工作坊的工作時,我們也做了組員的名牌放在桌上,讓扮演部會的受訪者認識到夥伴的存在,並且這樣的關係,雖然只是簡單的一個人物小卡,但這個小小的舉動有助於團隊建立關係,以及協助利害關係人與我們專案團隊會更為認識。除了自己的組別,筆者也很喜歡與別組的夥伴們交流聊天切磋,也幫助各組提報稍微拍照,上圖筆者團隊在提報時也有夥伴幫忙我們紀錄美好回憶真的非常感謝!也是如此互惠原則,情誼能夠擴展並穩定。

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一開始見面就熱情滿滿的台中市社會局超級戰隊兒。本團隊角色為(由左而右):研究員瑜萱、筆者本人(設計師)、工程師凡澔、設計師詩菱一同完成本次臺中市社會局網站改版專案。

派上用場的組織社會學

筆者在這邊分享一個自己的冷門但很神奇派上用場的知識點,過去筆者於台大社會系修柯志哲老師所開設的組織社會學課程,課程中講述過去到現在的組織發展,由過去傳統的科層組織學派、科學管理學派等,到現代組織型態有交易成本理論、新制度論、組織生態學、社會網絡理論等等,但過去以為所學習的單純理論,確實能夠找到被應用的點,在訪談利害關係人,也就是部會機關人員時,我們不僅要找出社會局真的需求以及要釐清組織架構的層級關係,如社會學大師韋伯所說的科層組織在現代也容易出現在公家單位、醫院、校園等層級,將其套用在業主的部會機構上,就能釐清局長、副局長、主秘、專門委員、不同業務科別彼此的關係。

釐清了組織架構不僅能知道若向上提案需要再經過幾層關係,不同層級的權力關係、控制關係、勞動關係等,以及這個專案需要經過誰的審核?哪些業務科別負責哪些項目?接下來可以去訪談部會人員的誰?以上不同於設計師自己的視角以及思考方式在專案調查與研究上有很大的幫助。

共創討論與實作

設計並非一人的事,而是先建立不同領域而成的「團隊」一夥人,再帶領部會人員、使用者們進行共創行為,進而讓作品更完整、具備不同觀點。

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拍攝於7/14–15兩日之國發會舉辦工作坊畫面,特別感謝設計顧問:好視設計的拔斯老師協助指導

共創執行公部門網站改版的專案跟過去筆者自己商業設計視角做設計截然不同,我們在見習過程中不斷的討論與討論再討論然後繼續討論,不再只是單方向對於業主,而是雙向或多方向交流,直到找到彼此的共同點,也學習我們不該如此莽撞的做設計,而是先釐清專案需求,釐清利害關係人、以及哪些人會使用網站的使用者後。再經由扎實、嚴謹的研究桌面調查、田野訪談、研究問題與假設、擬定研究方法、質化訪談、田野調查,最後也需要經由將設計取得網站優化進行前後易用性初步驗證,能透過「數據」來協助我們的業主們去說服更上級的長官,也有比較客觀的佐證,來證明本次執行的專案的確經過改版後能夠有用處。

執行兩個月網站改版專案的設計師、工程師、使用者、部會機關人員,透過共創、集體協作方式創造多贏場面!即便設計不是最好,但是能奠定一些好的基礎,提供後續的發展,也希望後續幾年內臺中市政府社會局的部會機關能夠申請到經費著手實施改版計畫,改善網站需求者的痛點。

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與部會機關人員共同討論網站問題,拍攝於7/14–15兩日之國發會舉辦工作坊畫面

結論:因應流動、不確定的世界

我們在高度仰賴科技下突破許多限制,如手機、平板、電腦、手錶智慧科技,跨越國界的限制能遠距工作,自我不在單一,而擁有多重身分(如:臉書、IG、遊戲帳號),而這些種種改變,使得過去既定、二元對立逐漸邁向解構、模糊化界線,世界將呈現越來越流動不穩定的日子。

加速時代

在世界變得又平又擠之後,2017年作者佛利曼在謝謝你遲到了一書就指出在快速更迭的世代中,人們必須重新思考種種構想、重新想像可能發生什麼事,我們既能夠在框框內思考,也能在框框外思考,但同時出現沒有框架的思考方式。這樣的想像也在專案製作時協助我們:製作原型真的只有AB兩款取其一嗎?還是能夠混合C後版,繼續延伸DEFI….甚至到Z版的設計產出。

21世紀透過”雲”帶來我們能與任何人一同思考、競爭、設計、想像、合作與連結。同時提出正確、有用途、解決未知問題的能力更加被凸顯,遠距工作的出現協助了我們更加效率提升。專案小組透過MIRO,GOOGLE線上文件、表單、文書處理等協作,再由whimsical線上產出邏輯圖(Logic Flow)後於Figma進行介面的設計⋯⋯種種在「雲」上面做設計的趨勢在未來需要進行發揮作用,與未來的產業需求、社會趨勢接軌。

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使用whimsical進行邏輯圖梳理資訊架構。特別感謝專案小組共同完成

遠距工作

本次實習專案十分符合遠距工作模式一書中指出,若一整年遠距工作不僅能將工作通勤時間省下來,其通勤多出的400小時能做更多自己的事情。因為面臨無規章制度和監督,必須更加自律與高度專注,才能建立起替代性的工作規範,並持之以恆,需要建立更加穩固的工作人際網絡關係,並定期保持實體聯絡,增加信賴感能在遠距工作環境中持續保持穩定輸出。

同時保持定期聚會,一切公開,偶然必須碰面,打造公平環境,互相幫助遠距工作者排除雜事與障礙,確保遠距員工都能取得在工作上所需事物,並且別超時工作、塑造出區分出工作與私人用途的服裝、設備之界線,遠距並非孤單獨自在家,咖啡廳、圖書館也都能是遠距的場域。

透過遠距工作型態,能夠幫助我們這個世代更能符合國際趨勢,期許在經歷疫情時期,我們能夠在本次見習中帶給自己更多新的工作方法、體悟、方法論、溝通技巧、書信禮儀、對於部會階層認知、提升個人設計能力,並也同時學習專案管理能力以及研所階段持續訓練的閱讀與思辨、邏輯推論能力,培養這些技能能帶給團隊的我們更好的適應未來軟硬實力,專案只是暫時告一段落,未來將繼續透過個人與團隊能力,解決更多未知問題。

特別感謝

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PDIS團隊:罡谷、ㄅㄌ、彬彬、皓庭、國發會怡君前輩們,以及在7/2、7/14–15中,以及協助我們設計顧問好視設計的拔斯老師

參考資料

陳逸軒(譯)(2020)。遠距工作模式:麥肯錫、IBM、英特爾、eBay都在用的職場工作術。臺北市:天下文化。(REMOTE: Office Not Required,Jason Fried, & David Heinemeier Hansson, 2013)

謝謝你遲到了:一個樂觀主義者在加速時代的繁榮指引(2017)。臺北市:天下文化。(Thank You for Being Late An Optimist’s Guide to Thriving in the Age of Accelerations,Thomas L. Friedman, 2016)

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太陽雙魚,上升牡羊,學習踩著石頭攀爬於巨人肩膀上,試著學習用圖像與文字不斷擴增的視野。 以設計當基底,持續融合服務設計、社會學、心理學、人類學疊加自身領域,拓展更多設計師的可能性。

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